利益相反チェック機能

　ファイルメーカーで自作している事件管理データベースの眼目は，
まずは事務処理軽減というところにあります。

　しかし，この度，要望を受けて利益相反チェックのための機能も持たせるべく，
その方向で一歩前進しました。

　普段のメインとなる「事件一覧」の画面の上部に，
「利益相反チェック」というボタンが新たに設置されています。

　それを押すと，人物名で検索ができる画面に移動します。

　

　終了した事件を含めた，依頼者，相手方，債権者を対象として
検索が出来るようになっています。
　上部の検索ボックスの「姓」の欄と「名」の欄にを両方キーワードを入れると，AND検索になって，全ての条件が完全に合致するものが表示されます。
　「姓」の欄にだけ入れると，そこに入れた言葉が依頼者，相手方，債権者の姓とか名とかどこかに該当すると表示されます。

　ちなみに複数相手方と複数依頼者については，画面上は一人分しか表示されていないですが，実際には二人以上いることもあるわけで，その場合にも検索には引っかかります。
　検索に引っかかるとその文字が赤く表示されるようになってますが，どこも赤くなっていないのに検索に引っかかっている場合には，その表示されていない部分で検索に引っかかっているということになります。

　表記のゆれのせい（あるいは入力間違いなど）で検索にひっかからないおそれがあることを考えると，姓と名と両方入れてみて該当がない場合も，万全を期すなら一応姓だけで検索したりするのがいいかもしれません。

折返しが必要な電話メモのみ目立つように表示

自作のファイルメーカーデータベースについて，
業務メモ機能の若干の修正。

今まで業務メモ中の電話メモには，
「受信」or「発信」の区別しかありませんでした。
そこに新たに「要折返し」という分類を作成。

使い方としては，
相手方から弁護士の不在中に連絡があって
折返しを求められた場合などには，
「要折返し」にチェックを入れておきます。

そうすると業務メモの本文部分が目立つように
赤く表示されるようになります。

そして，それだけではなくて，
業務メモ一覧画面に
「要折返しのみ表示」というボタンを追加しました。
これを押すと，「要折返し」のところにチェックが入っている
メモのみが画面に表示されます。

要折返しの電話がない場合には，その旨のメッセージが

表示されて，自動的に全部が表示される状態に戻ります。

ファイルメーカーによる破産申立書作成のフロー。

　FileMakerによる自作の事件管理データベースから
Excelファイルを出力できるようになったことによって、
破産申立書作成のフローは以下のようになりました。

　まず受任時に依頼者の情報のほかに
債権者の情報を入力する必要がありますが、
よく使う債権者についてはリストに登録しておけるため、
リストから呼び出すだけで入力が終わります。

　上記のリストの中の「今回使う」ボタンを押すと，
ファイルメーカーの「債務整理状況表」タブにその債権者の名前が
入り，住所等もセットされた状態になります。

　そのセットされた名前、郵便番号、住所等を使って、
受任通知を郵送することができます。
　受任通知の文面自体は，「破産受任通知（金融機関用）」等の
ボタンから印刷できます。
　郵送の際の封筒のラベルも「債権者ラベル印刷」ボタンで
ラベル印刷用の表が表示されるので，一気に印刷。

　履歴が開示されて、計算が終わったらその金額をファイルメーカーに入力。
　破産申立書の債権者一覧表に必要な情報として、
借入開始日、最終借入日、最終返済日も債務整理状況表の右側の欄に入力。
　（この時点で、借入開始日の古いものが上になるように
自動的に並び替えがされます。）
　なお、過払いが生じていた場合の請求FAXや支払いの和解書も
ボタン一発で印刷。

　

（上の画面では，一つの債権者だけ借入開始日，最終借入日及び最終返済日が入力された状態となっています。）
　すべての債権者についての情報が確定した段階で、
「破産申立書作成」ボタンを押します。
そうすると、スクリプト（ファイルメーカーで使える簡単なプログラムのようなもの）が動作して，
破産を申し立てる方の名前、ふりがな、生年月日、住所等の
情報及び債権者の住所，債権額等の情報が入力された状態の
エクセルファイルがデスクトップに作成され，自動的に開かれます。
（なお，厳密に言うと通常のエクセルファイルとはファイル形式が異なるので，
念のため「名前をつけて保存」を行なって，ファイルの形式を「.xls」ないし「.xlsx」に変更しておくことをおすすめします。）

　上記のエクセルファイルには，債権者一覧表も入力済みです。
(厳密に言えば，直接は「債権者一覧表ラベル用」というシートに入力されて，
それが関数によって債権者一覧表に表示されるということになります。）







　その他の項目については，基本的に従来使用していた
エクセルファイルそのままですから，
その先は従来通り進めていくことができます。

　なお，申立ての際のラベル印刷も入力済みのエクセルファイルから
行うことができますから，大手の業者に対してしか
債務のない人の場合であれば，受任から申立てまで，
一度も住所の入力をする必要がない，
ということになります。

　機械に任せられるところは機械に任せた方が，
正確で，かつ，時間と労力を省くことができます。
　そのような，「機械に任せられるところ」がまた一歩広がりました。

　この先の構想としては，文書の作成だけではなくて，
いつ何をすべきかということについてもある程度機械が
教えてくれるような状態を実現したいと思っています。
　具体的には，いくつかのフローチャートに答えると
必要書類がリストアップされ，その書類を取得したら取得日を入力する。
　そうするとその書類の有効期限等が自動的に入力されて，
各書類の有効期限が切れそうになると，
事前にファイルメーカーが教えてくれる，というような状態を
実現したいと思っております。

ファイルメーカーによる訴状等作成支援機能

　事件管理データベースに情報が溜まってくると，
同じ情報を二度入力したり，コピペしたりということが
とても手間に感じられてきます。

　そうなってくると，書面作成についてもなんとか
ファイルメーカーでできないかという欲が出てきます。

　ファイルメーカー上でもA4で１枚程度の簡単な文書については，
作成して印刷できるようにはしていましたが，
インデントの微調整や，複数ページに渡った場合のページ番号の問題など諸々の問題があって，長文の作成にはやはり限界がありました。

　なんとかWordにデータを渡して連携を図るしかない，
と思っていたのですが，この度，試行錯誤が実を結び，
直接Wordファイルとして書面のデータを出力できるようになりました。


　詳細は以下のとおりです。

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　まず訴状作成画面の左下にある「訴状ひな形呼び出し」ボタンを

押すと，典型的な訴状の骨子を呼び出す画面が出てきます。

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　使いたいひな形の請求の趣旨，請求の原因それぞれについて，
「訴状に貼り付け」というボタンを押すと，
訴状作成画面の請求の趣旨，請求の原因欄に
データが貼り付けられます。

　この訴状のひな形データは使えそうなものが新たに生じる都度，
追加していくこともできます。
　また訴状の類型ごとに絞り込んで表示することもできます。
　このようなひな形を利用することで要件事実の漏れや勘違い
などの初歩的なミスを防ぐことが期待出来ます。

　元の訴状作成画面の右上には，訴額を入力する欄があります。
　訴額を入力すると，７００万円までは印紙代が自動的に入力されます。

　ある程度必要な情報が入力できたら，
「訴状レイアウト」というボタンを押します。

　そうすると
「作成日付（例えば今日なら「20130715」）＋依頼者名＋訴状.doc」という名前でデスクトップにファイルが作成され，自動的に開きます。
　作成されたWordファイルは，住所，氏名，管轄裁判所等，
データベースに入力済みのデータは自動的に転記されている
状態となっています。
　相手方が個人か法人かに応じて，自動的に入力される情報は変化するようになっています。

　ひな形から入力した請求の趣旨，請求の原因等ももちろん入力された状態となっています。
　もっとも，請求原因のインデント等については，整える必要がありますから，そこから先はWordの方で細かい調整をしていきます。

　以上の通り，Wordファイルとして出力できるようになったことで，
より意図したとおりの文書作成に近づきました。
　とりあえず現時点で出来ているのは，訴状作成機能と送付書兼受領書作成機能だけですが，他の書面でも原理は同じなので，準備書面や各種申立書等も時間の問題です。

　（２０１４年１２月７日追記。その後ファイル名の変更により，上記のひな形からの請求の趣旨及び請求の原因のコピーが機能しなくなっていました。現在再度修正して使えるようになっています。）

成年後見人関係書類の作成補助

成年後見人等の業務を行っていると，

定期的に家庭裁判所に報告をすることになります。

この際提出する書面には，

後見事務経過一覧表，後見事務報告書など
というものがあります。

このように定期的に作成するもので，

ある程度定型化可能なものというのは，

まさにデータベースが役に立つ場面です。

後見事務経過一覧表というのは，

この間後見人等としてどんなことをやってきたかを

細かく報告する書面です。

これは個々の出来事を記載していくものなので，

報告の時に遡って作成するということになると大変です。

一方で，その都度作成していくにしても，

日常的な覚書と別に経過報告書に別途記載するというのも

手間が多い。

そういうわけで，自作の事件管理データベースでは，

普段の業務メモを記載する中で後見事務経過報告書の記載事項も

作れるようにということを目標としています。

その目標を実現するために，

業務メモの種類の欄に新たに「後見」というものを作りました。

業務メモの種類で，「後見」と選択されているものについては，

後で後見事務経過一覧表を作成する際に

まとめて呼び出すことが出来るようになっています。

事件詳細の後見関係のタブで，

「事務経過一覧表」のところで作成日を選択入力して，

「作成」のボタンを押します。

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そうすると事務経過一覧表作成画面に移動します。
その画面で，報告書の始期と終期を選択入力し
（始期を入力すると，自動的に
終期の欄にはその１年後の日付が入力されるので，
必要であれば変更します。），
「業務メモから抽出」というボタンを押すと，

業務メモで「後見」と選択されているもののうち，
当該後見事務経過一覧表の報告期間に含まれるメモだけが
後見事務経過報告書の画面に表示されます。
（レコード的には同じものを表示。）

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「印刷レイアウト確認」ボタンで
実際の印刷画面がどのようになるかを確認すると，
こんな感じ。

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後見事務報告書作成画面はこんな感じ↓
デフォルトで「変化がない」旨の報告事項が入力されているので，
変化があった項目についてはその旨を入力します。

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同じく印刷画面を確認して，印刷

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報酬付与の申立書等も同様に作成します。

ちなみに，報酬付与申立書作成の画面には
「翌年の申立をやるべきことにセット」というボタンがあって，
一年後の日付でまた報告書を作成することが
「やるべきこと」にセットされるようになっています。

（印刷画面の例は，今回用にサンプルとして作っています。）

弁護士費用分割払いの合意書作成

　弁護士費用は着手金と成功報酬に分かれるのが一般的ですが，
事件の種類によっては着手金の分割払いが可能な場合があります。

　そのようなとき，いつ，いくらの支払いを受けることになるのか
いちいち考えて書面に書き出すのは面倒です。

　ファイルメーカーでの事件管理データベースでは，
このような場合，自動的に計算して，ボタン一つで
書面化することができます。

１．「着手金総額」欄に着手金の総額を入力（例えば「126000」）

２．「着手金分割回数」欄に分割回数を入力（例えば「4」）

３．「着手金初回支払い予定日」欄で初回の支払い予定日を選択

　（例えば「2013/6/28」を選ぶ）

４．「分割払い自動計算」ボタンを押す

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　そうすると，画面の右側に表示されている

「支払い予定日」，「支払予定金額」欄に，自動的に，

４回に分割した金額を，初回支払い予定日から１か月ずつ

間隔を空けて支払う，という内容で入力されます。

　その上で，「分割報酬合意書作成」ボタンを押すと，

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　分割支払の内容が報酬合意書に入力された状態で出てきます。

　後は画面左上にある「印刷する」のボタンを押して印刷するだけです。

　実際の進捗管理としては，支払いがある都度，

最初の画面の自動計算された支払予定の横にある

「支払金額」「支払日」欄に，

実際に支払いのあった金額，支払日を入力していきます。

　そうすると「既払い額合計」欄に，支払いのあった額が加算され，

「未払い額」欄の金額が減っていくことになります。

　この「未払い額」は，「未収金一覧」画面で全事件分が

横断して表示されますので，未収金の管理も容易に行うことができます。

自家製データベースにおける住所の入力について

　依頼者，相手方などの情報を入力する際に，
「郵便番号を入力すると途中までの住所が自動的に入る」
という機能は最初の段階から付けていました。
　これは特段難しくないですし。

　しかし，実際に業務の中で使ってみて思うのは，
「住所は分かるが郵便番号が分からない」
という場面がけっこう多いということです。

　こうしたとき，
「いちいちネットで郵便番号を検索したりするのは面倒だな。
住所から郵便番号を自動的に認識させたい。」
と常々思っていました。

　もっとも，
「入力した住所から郵便番号を自動的に認識する」というのは，
データベースの設計的には，わりと障害があります。
　「２丁目４番地６」としたり，「２−４−６」としたりという，
表記のゆれをどうするかということだけでもなかなかな難問です。
　
　どうしようかいろいろ考えましたが，最終的には，

住所の候補を選択肢の形であらかじめ表示して，
その中から選択させる形にしてみました。

　自家製事件管理データベースは，

「パソコンに詳しくない人でも使える」ということを
目指しているので，少々の効率を犠牲にしても
わかりやすさを優先です。

　具体的には，
「郵便番号が分からない場合は，こちらから！」
とやたらとアピールしてくるボタンがあるので，
それを押します。

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　そうすると別ウィンドウが開くので，都道府県を選択します。

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　都道府県リストから選択。

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　都道府県のところで，東京都を選択すると，
次の市区町村は，東京のものだけが絞りこまれて表示されます。

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　さらに市区町村で世田谷区を選択すると「その他の住所１」は
世田谷区のものだけが絞りこまれて表示されます。
　そして，「その他の住所１」まで入力すると，
郵便番号を特定することが出来ますので，
もとのウィンドウの住所入力欄に郵便番号が入力されます。

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　これで，最初から郵便番号が分かっている場合には，
それを入れて住所を自動入力。
　郵便番号が分かっていない場合には，住所を入力しつつ，
番号を特定という動作を実現することが出来ました。