ファイルメーカーによる事務処理軽減の実際

自作のファイルメーカーのシステムで，実際にどのように省入力が実現されているのか。

百聞は一見にしかずということで，実例でご紹介します。

システムでは，まず最初に利用者の情報を入力するようになってます。

その後顧客情報，事件の情報等を入力していきます。

そうすると各種書面を作成する際に，必要な場所に自動的に必要な情報が反映されるようになっています。

例えば，「FAX連絡書」を作成したいという場合。

下のような作成用の画面があります。

上の画面の「送信先選択」のところで，例えば「依頼者」というのを選択して，「レイアウト確認」ボタンを押すと，

日付，送信先，利用者の住所・名前・連絡先，件名・あいさつ（作成時に編集可能）などが自動的に入力された状態になっています。

　元の画面に戻って，「本文」の中を編集すれば，レイアウトの本文部分が編集された状態になります。

　レイアウト確認画面で確認して，問題なければ，「印刷」ボタンを押して印刷します（うちの事務所の場合，ダイレクトFAX機能がついていますので，通常は印刷することなくそのまま直接FAXを送信します。そのために印影も画像として取り込んでます。）。

FAX送信書に限らず，係属裁判所名・事件番号・事件名・相手方代理人事務所名・代理人氏名・FAX番号など一回入れた情報を使って，期日請書や，後見関係の報告書などいろんな書面の必要な箇所に必要な情報が自動的に入力されるようになっています。

「こんなのコピペでもいいじゃないか」という考えもあるかもしれませんが，コピペ元のファイルがどこにあるのか探す手間が省けたりとか，コピペ元のファイルの古い情報を消し忘れるという事故を避けることができたりとか，全体的に見れば事務作業量の軽減につながるのではないかと思います。

弁護士とデータベースソフト

私は弁護士業務を行うに当たって，ファイルメーカーというデータベースソフトを利用しております。

データベースソフトとは，名前や住所などのいろいろなデータを入力しておいて，

それを表の形式で表示したり，必要なものだけ呼び出したりして，様々な形で活用するというようなソフトです。

弁護士も顧客のデータ，事件のデータなどを扱いますから，

データベースソフトを利用することで業務の効率化が図れるのではないかと思ったわけです。

データベースソフトを導入するならば，

特定の環境でないと使えないとかではなく，

なるべく広い範囲の環境で使えるものを作りたいと思っていました。

そうしたおり，

ファイルメーカーのiOS版(のようなもの)が無料になるというニュースを目にして，

「これはいい！」と思いました。

ファイルメーカーはもともとWindows，Macのどちらでも使える製品である上に，

やろうと思えばiPhoneやiPadでもそのデータベースを利用することが出来るというわけです。

これは大変夢のふくらむ話です。

そんなわけで２０１２年１０月にファイルメーカーを購入し，とりあえずシステムを作ってみて同年１１月から実戦投入。

実務で使いながら少しずつ修正を加えて現在に至る，という状態です。

ファイルメーカーというソフトのいいところは，

画面のデザインの微調整等もマウスで直接できますので，

直感的な操作でシステムを作ることができるということがあると思います。

その他特別プログラミングのようなことをしなくても，

それなりにきちんと動作するものが出来上がるという点もとてもありがたいです。

システムの設計，修正が容易なので，とりあえずのプロトタイプをつくってみて，

適宜修正を図るというやり方が十分可能です。

どんなメリットがあるのか

１　同じ情報を繰り返し入力するという事態を回避して省力化を実現

　一度入力した情報が再度必要という場合は，自動的に入力された状態にできます。

２　情報の一元管理

　自分で作成したデータベースには，関係者とのやりとりの記録（いつ，誰と，どんな話をしたのか）や，期日の進行，やるべきこと，預り金の出納帳などなどが全て一元的に含まれているので，多少のことであればわざわざ記録を探して持ってきたり，パソコンの中でファイルを探したりということをする必要がなく，欲しい情報にすぐにアクセスすることが出来ます。

３　定型的な処理の自動化

　物事の中には，「これをやったら必ず次にはこれをやる」と決まっているものがあります。

　パソコンはこのようなものの自動処理は得意です。

　データベースソフトももちろんこのようなことはできますので，手間を減らすことができます。

具体的にどんなことができるのかということについては，

項目を分けてご紹介したいと思います。

　

身近な法律相談

横浜弁護士会では，市役所・区役所での

無料法律相談というものを行っています。

「市民に身近な法律相談」というものが実現できて

日頃から大変喜ばしく思っております。

私の住む川崎市で行われている法律相談がどのように行われているのか，

せっかくですのでこの機会にご紹介したいと思います。

相談はプライバシーに配慮して個別のブースで行います。

個別のブースで行うのですが，場所によってはそのブースがとても

「アットホーム」な広さに設定されていることがあります。

ブース自体の広さがそのように「アットホーム」な訳なので，

当然そこに置いてある机も「アットホーム」な大きさとなります。

その帰結として，その机を挟んで向かい合う弁護士と相談者も

きわめて「アットホーム」な距離に位置することになります。

私の言うところの身近な法律相談というのは，

実はこういうことを言っているのではないのですが，

まあ，これはこれで良いのかもしれないなと思ったりしています。

視力の悪い方でもお互いにお顔が良く見えてよい

という利点もあるかもしれませんものね。

（ちなみに私の視力は両目とも裸眼で１．０です。）

そのような「アットホーム」な相談で困ったことがあるとすれば，

夏の暑い日などに，区役所の方が気を使って

相談担当の弁護士向けに出してくれたお茶を，

相談者の方に飲まれてしまうことがあるということでしょうか。

「あ。」という間もなくおもむろにごくごく私のお茶を

飲まれてしまうので，そのようなときには思わずごく一瞬だけ

呆然とそれを眺めるのみという瞬間が出来上がってしまいます。

もっとも，そこはプロとして相談を行っていますから，

ただちに精神のリカバリーを行い，相談自体は問題なく

継続させていただいておりますので，

市民の皆様におかれましては弁護士側の些細な動揺は気にせず，

引き続き安心して相談して頂ければと思います。

それでここからが本題なのですが，

好評につき弊所での無料法律相談をまた行います。

平成２４年６月２３日土曜日，今回は相続相談です。

お申し込みはこちらからどうぞ。

離婚無料法律相談会の実施

法律相談の意義


普段，事務所や役所，弁護士会などで法律相談を行っていると，
「お話を聞けてよかった。こんなことならもっと早く
相談に来ていればよかった。」
とおっしゃっていただけることがあります。


そのようにおっしゃっていただけたということは，
相談が何らかのお役に立てたのかなということで嬉しく思う反面，
残念に思う点もあります。


「もっと早く相談に来ていればよかった。」ということは，
もっと早い時期に相談が必要な状態になっていたということだからです。
つまり，相談が必要な状態だったのにも関わらず，
どこに相談していいかがわからないため，あるいは相談すべきことかどうかが
わからないために，相談できずにいる期間があったということだからです。


また私の経験上，
「もっと早く相談に来てくれさえいれば，このような問題は生じなかったのに。」
と思うこともかなりあります。


早期に正確な知識と判断に基づいたアドバイスを得ているかどうかにより，
その後の状況が大きく変わってくるということはいくらでもあります。


遺産分割や，離婚の際などに書面を作成するということがありますが，
一度書面に署名捺印してしまうと後からそれを覆すことは困難です。
したがって，事前に慎重にその内容を吟味する必要があります。


他にも，相続や離婚，交通事故などでは，
権利行使に期間制限がついていることがあります。
悠長に過ごしていた結果，権利が行使できない状態になってしまうということも
あり得るのです。


病気を治すのには医師による早期発見が重要なのと同じで，
トラブルについても早期に正確な診断を受けることが肝要なのです。


また，身近に起こるトラブルは，知人友人には話しにくいことも多いです。
そのようなときに自分だけで問題を抱え込んでしまうのではなく，
他人に話を聞いてもらうということも，問題の解決のためには必要な事だと思います。



早期の法律相談を阻害するもの


このように重要な意義を持つ法律相談ですが，
先に述べたように，必ずしも早期の実現というのは図れていない
ように思われます。


これは一つには，
法律相談の敷居が高いということがあるのではないかと思います。
また料金が心配だということもあるのではないでしょうか。
その他，そもそも弁護士に相談するようなことかどうかも分からないということがあるのではないかと思います。


これらの点については，
個人的には弁護士も一つのサービス業に過ぎないので
敷居が高いなんていうことはありませんし，
無理やり契約させられるなどということもないので，
相談について過度に料金を心配する必要はないとは思っています。


そうはいっても，言葉でどれだけ説明されたとしても，
実際に体験してみないことには分からないというのが
実情なのではないでしょうか。


そこで，以下のように弊所にて無料法律相談会を実施しますので，
相談しようかどうか迷われている方がいらっしゃいましたら，
このようなものを利用されてはいかがかなと思います。
いくらＨＰ上で値段の比較をしていても，ＨＰだけでは
自分に合う弁護士かどうかは分かりようがありません。
人生の重要事をある程度委ねることになるわけですから，
自分の目で信頼に足るかどうかの判断をされることをおすすめします。

あらためてアナウンスしますと，

来る平成２４年５月２６日土曜日，同月２７日日曜日
午前１０時から午後８時までの時間帯で，
川崎市川崎区所在の坂本・池田法律事務所にて
無料法律相談会を実施します。
　今回の無料相談の対象となるのは，離婚相談です。


申し込みについて詳しくは，こちらのページを御覧ください。

最速の日本語入力方式を求めて

新年明けましておめでとうございます。

相変わらずマニアックなことについて書くことになりそうですが，

新年ということですのでお許しいただきたいと思います。

今回は「パソコンにおける日本語入力方式」について

書いてみることにしました。

日本語入力の効率は仕事の効率を左右する

弁護士もご多分にもれず，パソコンを使って文章を

作成するということを日常的に行います。

そして日本語を入力している時間は業務時間の中でも

結構な時間を占めています。

したがって，この入力効率の如何は仕事そのものの効率を

左右しかねません。

そこで，何とか効率よく入力することはできないかといろいろと

試行錯誤をしてきました。

様々な日本語入力方式とその効用

試行したことの中にはタッチタイピングの技術の向上を図るとか，

なるべくホームポジションから手を動かさなくてもいいように

キーカスタマイズをするとかもあるのですが，

それ以上に影響が大きいものとして，

どのような「日本語入力方式」をとるかというものがあります。

ここでいう「日本語入力方式」とは，ローマ字入力とか，

かな入力とかというものです。

（キーボードで「r」，「a」と刻印されているキーを順に押すと，

「ら」と入力されるのがローマ字入力。

一方キーボードに刻印されているひらがながそのまま入力される

というのがかな入力。）

これについては，大多数の方はローマ字入力を使っていると

思います。

（２００９年のある調査では，

「ローマ字入力」を使用している人は87.7％，

「かな入力」は12.0％という結果だったらしいです。）

実際に私も昨年前半まではローマ字入力を使っておりました。

しかし，現在はローマ字入力でもかな入力でもない方式で

日本語入力を行っております。

これは，改めて検討してみたところ，

日本語入力方式としてローマ字入力が

最適なものとは思えなかったからです。

（ここでいう「入力効率」とは，主に一文字入力するのに

キーボード上のキーを何回打鍵しなければならないか

ということを念頭に置いています。）

たとえば，ローマ字入力で

あるひらがなを入力しようすれば，

「あいうえお」の母音を除けば

２回以上キーを押さなければなりません。

一方でたとえばかな入力の場合は，

「ら」と入力する場合には，

キーボードの「ら」と書いてあるキーを

一回押しさえすれば入力できるのです。

このようなことから，同じ量の文章を入力する場合でも，

入力方式によってキーを押す回数に違いが出てきます。

もっとも，

かな入力では確かにキーを押す回数は少なくすることができるものの，

その分押さなければならないキーが広範囲に

わたってしまうという問題があります。

具体的には，ローマ字入力の場合，

４段あるキーボードのキーのうち

下３段を使用するだけなのに対して，

かな入力では４段をフルに使用することになります。

（キーボードを見ていただくと，

ひらがなの刻印は最上段の数字のキーにも

されていることが分かります。）

このように使用するキーが多いと，

覚えづらいというイニシャルコストの問題もあるのですが，

指の移動範囲が広く入力しづらいというランニングコストの問題もあります。

親指シフト，中指シフト

打鍵回数は極力少なくしたい。

しかし指の移動範囲は狭くしたい。

この２つの相反する要請を両立する入力方式としては，

特定のキーを入力文字の切り替えのための

「シフトキー」として用いる方式があります。

たとえば，普通に「Ａ」というキーを押すと「あ」と入力されるが，

「Ｋ」というキーを押しながら「Ａ」というキーを押すと

「う」と入力されるようにする，という方式です。

この場合，「Ｋ」というキーが入力される文字を

切り替える（「シフト」させる）ためのキー，

すなわち「シフトキー」として機能していることになります。

（したがって，ここでの「シフトキー」というのは，

キーボード上の「SHIFT」キーとは違います。）

このようにシフトキーを使った入力方式のうち比較的メジャーなのは，

親指シフト（NICOLA）という方式です。

親指の位置に特殊なキーを配置した専用のキーボードを用いて，

その親指シフトキーと他のキーと同時に打鍵することで

入力する文字の入れ替えを実現するという入力方式です。

勝間和代という方もこの方式を使っていると本に書いています。

この方式の問題点は専用のキーボードを使わないと

その真の実力を発揮できないということです。

スペースキーの左右両隣のキーをシフトキーとして

使用できるようにするソフトを

インストールすることで一応通常のキーボードでも親指シフトの環境を

実現することは可能なのですが，完全とは言えません。

自分もしばらく試してみたのですが，

キーボードが変わるごとに微妙にシフトキーの位置が変わって，

使用感が安定しないのが自分はダメでした。

また専用のキーボードでないからか，

手首を内側にひねるような動きになるようなことが多くて

手の筋が疲れるのもあまり好きではありませんでした。

そこで，キーボードを選ばない

「中指シフト」という方式を選択することにしました。

中指シフトの中でも「月配列」とかいろいろあるのですが，

最終的に落ち着いたのは，「下駄配列」というものです。

これにより，一文字一打鍵で，指の移動も必要以上に大きくなく，

かつ，どのキーボードを使っても使用感に大きな変化のない

環境を実現することができました。

下駄配列の実際

具体的にどうやって下駄配列を始めるかですが，

Macの場合は「KeyRemap4Macbook」という

フリーソフトを入れるだけです。

このソフトは，あるキーを押したときにそれが

どのような機能を果たすかということを

入れ替えたりすることができるようにするソフトで，

その中のひとつの設定として

下駄配列も入っているのです。

このソフトで下駄配列の環境を導入すると，

キーの表面に刻印されている文字は全く意味をなさなくなります。

したがって，最初はキー配列の表をどこかに置いておいて，

どのキーを押したらどの文字が入力されるのかを

体で覚えていくことになります。

このキーの位置を覚える事自体はそれほど困難なことではなく，

３日もあれば位置はだいたい覚えることができてしまいます。

あとはいかにスムースに入力ができるようになるか

ということなのですが，

これは自分の場合結構時間がかかったような気がします。

具体的にはローマ字入力と同程度の入力速度になるまで，

１ヶ月弱くらいかかったような気がします。

ちなみに今でもローマ字入力については

使おうと思えばさほどの問題なく使うことができますので，

必要なときがあれば，ローマ字入力に戻すということも可能です。

両方の入力方式を使ってみての感想としては，

下駄配列の場合，ローマ字入力とは違って

文字を入力する際に一度日本語をローマ字の綴りに

変換する必要もないことから，

文章を書いている際の頭の負担が減っているような気が

しないでもありません。

（こういう使用感は親指シフトについてよく言われることです。）

定量化できないので明確には言いがたいですけれども。

また，下駄配列の方が入力効率がいいですから，

ローマ字入力のときのように指がバタバタとキーボード上を

忙しく動きまわるということがありません。

他人からみると指が高速で動いている方が

速く入力できているように見えるでしょうから，

なんというかパッと見の「エキスパート感」は

出しにくいのですが，

そのあたりは実利をとるということでいかがでしょうか。

今まで使っていた入力方式以外のものを身につけるというのは，

上で述べたようにたしかにそれなりの時間を要するものです。

それでも一度身につけさえすればその後ずっと

効率よく入力をすることができるのですから，

やるだけの価値はあるのではないでしょうか。

なお，最近iPhoneの「Siri」なり，

「ドラゴンディクテーション」なりの

音声認識による文字入力の精度は相当に

高くなってきています。

将来的に音声認識技術の進歩によって，

キーボードによる文字入力の技術の

必要性が低下したとしても，くれぐれも当方に苦情を

お寄せにならないでいただきたいと思います。

その場合，技術の習得に要した時間の大きさについて

　　　一緒になって愚痴を言い合う

程度のことしか致しかねますので予めご了承ください。

弁護士が仕事でMacを使っても大丈夫か

のっけからマニアックな内容で申し訳ないですが，

興味のあることでないと続きませんので，

お許しいただきたいと思います。

私は業務上もwindowsPCではなく，Macを利用しているのですが，

周りから「仕事で使っても大丈夫？困ることってない？」と

聞かれることがわりとあります。

そこで実際に一年間使用してみた経験から，

独断と偏見に基づいて回答したいと思います。

結論としては，

　全く大丈夫。使うことによって得られるものは大きい。

ということになります。

以下詳述します。

Ｍａｃを使うことによって得られるもの

稼働が安定しているとか，起動，終了が速いとか，

pdfの全文検索がやりやすいとかいろいろありますが，

一言で言えば，「快適な使用感」ということになるのではないかと思います

使っていてとても気持ちがいいということです。

今やパソコンというのは業務上なくてはならないもので，

一日の大半の時間をパソコンの前で過ごすわけです。

そのように長時間使用するものであるからこそ，

使用感という要素は重要なのではないでしょうか。

デジタル機器においては，

「スペック」や「機能」というのがわかりやすい売りになるだけに，

いきおいそれらが前面に出されがちです。

しかし，「スペック」や「機能」というのは，

快適さを実現するための１つの手段に過ぎず，

必ずしも決定的なものではありません。

これは携帯電話にやたらと画素数の多いカメラがついていても，

必ずしも快適には使えないということからもお分かりかと思います。

一方使ってみての快適さというのは，

わかりやすく提示できるものではありませんが，

この快適さを目指して全てが調整されていなければ，

せっかくの便利な機能や今までにないスペックというのも

宝の持ち腐れになってしまいます。

そういう意味では，見過ごされがちですが，

もっとも重要な要素と言っても過言ではないと思います。

その点，Macはそのような調整がバランスよく行われています。

先頃亡くなったスティーブ・ジョブズが

「ユーザーの体験からスタートして技術に遡らなければならない。

逆ではいけない。」

という言葉を残しているくらい，Macはユーザー体験を重視しています。

そうでなければ得られない使用感というものをMacは実現しています。

このことは，iPhoneを使ったことのある方であれば

何となくお分かりいただけるのではないかと思います。

Ｍａｃに移行しても大丈夫な理由

windowsで仕事をしていてできていたことは，

基本的にMacでもできます。

ワードもエクセルもMac版がありますし，

事務所内のwindowsを使っている人たちとの間のファイルのやりとりも

問題なくできます。

周辺機器もwindowsで使っていたものをUSBでMacにつないで使っています。

今やMacの中にもインテルが入ってる訳ですから，

ハード的にもそんなに大きく違わないわけです。

また，インターネット上のサービスについては，

ネットは基本マルチプラットフォームですから，

windowsだろうがMacだろうが同じサービスを利用できます。

そのインターネットの世界を表示する窓であるブラウザにしたって，

chromeもfirefoxもちゃんとMac版があります。

インターネットエクスプローラ？

chromeもfirefoxもちゃんとMac版があります。

一太郎のファイルは基本的にMacOS上では読むことができません。

ただ，裁判所も一太郎からワードに移行するそうですし，

些細な問題ですよね。

骨を断とうとしているときに肉のことを気にしていてはいけません。

OSが違うというのに

全てがそのままだと思う方がどうかしていると言わざるをえません。

この点については，最悪，

今まで持っていたwindowsのパソコンを使えばオールオッケーです。

先代のwindowsPCをLANに接続した状態で置いておけば，

Macからもリモート接続することが出来るわけですし。

物理的な場所が厳しければ，

Macの中に仮想化したwindowsを入れておくこともできます。

（OSは別途準備する必要はありますが）

実際に私もそうやって乗り切っております。

以上述べたように，

仕事でMacを使っても全く問題はありませんので，

弁護士に限らず，是非同志が増えてくれることを願っております。